6 Variabel Komunikasi Bisnis Menurut Rosenblatt – Sebuah Teori

Memahami variabel-variabel komunikasi bisnis menurut Rosenblatt!

Manakala membahas variabel-variabel komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, orang biasanya mengacu pada model komunikasi klasik yang dikembangkan Harold D. Laswell yang sudah kita pelajari sebelumnya. 

Variabel-variabel tersebut dirumuskan dalam apa yang dinamakan Model atau Formula Laswell yang menyatakan: Who, say what, to whom, through which channel and with what effect?

Tentunya kita masih ingat, karena pernah kita dalami saat kita mempelajari konsep dasar komunikasi. Namun penerapan formula ini untuk komunikasi bisnis memerlukan sedikit modifikasi, seperti yang dilakukan Rosenblatt, et al. (1977: 16).

Rosenblatt menguraikan variabel-variabel komunikasi bisnis dengan memberi tambahan variabel yaitu variabel konteks sebagai berikut.

Baca juga: Pentingnya Belajar Manajemen dan Organisasi

 

Variabel-variabel Komunikasi Bisnis Menurut Rosenblatt

#01` - Variabel Sumber/Komunikator

Sumber  atau  komunikator  merupakan  variabel  penting  dalam komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi.

Di samping itu, penerimaan atau penolakan pesan komunikasi sering kali terkait dengan penilaian suka-tidak suka, percaya-tidak percaya atau respek-tidak respek penerima atau komunikan terhadap komunikator. Selain itu, “status” dan “kekuatan/kekuasaan” (power) yang ada pada komunikator pun berpengaruh pada penerimaan pesan oleh komunikan.

Sekedar contoh yang ekstrem, bayangkan bagaimana reaksi kita bila seorang satpam sebuah bank menyatakan bisa meluluskan permohonan kredit yang kita ajukan pada bank. Padahal ajuan kreditnya mencapai lebih dari Rp5 miliar! Tentu reaksi kita akan berbeda, bila pernyataan itu datangnya dari pimpinan bagian kredit dari bank itu.

Reaksi atau respons yang Anda berikan saat menerima pesan, sesungguhnya dipengaruhi kredibilitas komunikator/sumber. Kredibilitas terkait dengan seberapa besar tingkat kepercayaan kita pada komunikator. Kredibilitas biasanya dinilai melalui:

(1) expertness/keahlian atau kompetensi (competence). Seorang satpam tentunya tidak kompeten meluluskan permohonan kredit, meskipun dia satpam di sebuah bank yang cukup termasyhur dan bonafide, sedangkan staf atau pimpinan bagian kredit memiliki kewenangan meluluskan ajuan kredit;

(2) dapat dipercaya (truthwortiness)/aman (safety). Kembali kepada contoh satpam tadi, tentu tidak dapat dipercaya ada bank yang memberi kewenangan pada satpamnya memeriksa dan meluluskan ajuan kredit bernilai miliaran rupiah pada nasabahnya. Bahkan mungkin malah akan muncul pertanyaan pada diri kita, bank macam apa memberi kewenangan seperti itu pada satpamnya;

(3) dina-misme (dynamism) yang memunculkan sifat-sifat seperti agresif, empatik, tegas, aktif dan energetik. Tentu, satpam yang menjadi contoh kita, belum tentu memiliki sifat-sifat dinamisme dalam artian memperjuangkan pencapaian tujuan organisasi/lembaga bisnis.

Baca juga: Ruang Lingkup Komunikasi Bisnis

Dalam organisasi bisnis, status dan kekuasaan terkait dengan posisi jabatan. Makin tinggi jabatan dalam hierarki jabatan pada satu organisasi makin tinggi juga status dan kekuasaannya.

Dengan kekuasaan yang besar maka daya kontrolnya juga akan makin besar dan tanggung jawabnya juga besar. Dengan jabatan sebagai satpam, dalam contoh kita tadi, tentunya ruang kekuasaan dan kewenangannya berbeda dengan kepala bagian kredit.

Kredibilitas sumber/komunikator dapat bersifat individual dapat pula bersifat institusional. Individu dengan status dan kekuasaan/kewenangan tinggi lebih memiliki kredibilitas dibandingkan dengan individu yang status dan kekuasaan/kewenangannya rendah. Kita juga mengenal ada orang-orang yang dipandang memiliki kredibilitas dalam bidang tertentu.

Misalnya Prof. Dr. Otto Soemarwotto untuk bidang lingkungan hidup atau Prof. Dr. J.A. Katili untuk bidang geologi. Pada tingkat institusi, kita juga mengenal lembaga-lembaga tertentu yang memiliki kredibilitas. Informasi mengenai bahan bakar minyak (BBM) lebih meyakinkan bila datang dari Pertamina dibandingkan dari PT Kereta Api Indonesia (PT KAI), meskipun PT KAI merupakan salah satu BUMN yang juga merupakan konsumen BBM. Tapi sebaliknya, informasi tentang perkeretaapian akan lebih tinggi kredibilitas bila bersumber dari PT KAI dibandingkan Pertamina, meski bisa saja staf Pertamina pun melakukan perjalanan dengan kereta api.

 

#02 - Variabel Pesan

Pesan, seperti yang sudah kita bahas,  dapat diartikan sebagai sesuatu yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi yang disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain.

Pesan ini dapat disampaikan secara personal atau impersonal dengan menggunakan simbol atau sinyal tertentu. Pesan yang menggunakan kata-kata dinamakan pesan verbal dan pesan yang disampaikan dengan tidak menggunakan kata-kata seperti menggunakan bahasa tubuh dinamakan pesan nonverbal.

Dalam praktik komunikasi bisnis, dikembangkan berbagai teknik penyusunan pesan. Pada intinya teknik-teknik yang dikembangkan itu dimaksudkan agar komunikasi yang kita lakukan bisa berjalan dengan efektif.

Di samping itu, agar pesan yang disampaikan bisa mencapai tujuan komunikasi dan tujuan organisasi.

Untuk sementara ini, kita baru sampai pada dua kategori besar pesan yaitu pesan verbal dan pesan nonverbal. Dalam praktik komunikasi, kedua kategori pesan ini sesungguhnya bisa kita gunakan secara bersama-sama.

Misalnya, saat Anda menulis surat dengan menggunakan surat berlogo perusahaan Anda, pesan verbal dan pesan nonverbal Anda sampaikan. Isi suratnya merupakan pesan verbal. Namun jenis kertas surat, warna logo perusahaan, atau penempatan logo perusahaan dalam kop surat merupakan pesan nonverbal.

Semua itu berpengaruh pada cara komunikan menafsirkan pesan yang Anda sampaikan sekaligus citra perusahaan/organisasi bisnis Anda.

 

#03 - Variabel Penerima/Komunikan

Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan bagaimana cara kita berkomunikasi.

Misalnya, perhatikan saja saat orang mengajak berbicara dengan seorang bayi akan mencadel-cadelkan ucapannya. Namun orang yang sama akan berbicara dengan cara yang berbeda saat berbicara dengan temannya.

Hal tersebut menunjukkan, saat melakukan komunikasi, seorang komunikator akan memperhatikan dan memperhitungkan siapa komunikannya. Karena itu, dalam kajian komunikasi kita mengenal istilah analisis khalayak yang merupakan kajian untuk mengetahui profil khalayak sehingga bisa ditemukan cara berkomunikasi yang paling tepat dengan khalayak tersebut.

Dalam komunikasi bisnis, publik yang menjadi komunikan tentu sangat beragam. Ada banyak stakeholder, seperti karyawan, manajer, pemegang saham, distributor, mitra bisnis, pemasok, konsumen, serikat pekerja, dan pemerintah yang tentunya memiliki karakteristik yang berbeda.

Karakteristik komunikan itu bisa dirumuskan dengan berbagai cara. Ada yang merumuskannya dengan menggunakan pendekatan demografis seperti dengan menggambarkan komunikan berdasarkan profil status ekonomi dan sosial (SES).

Ada juga yang menggunakan pendekatan psikologis, seperti menyusun profil khalayak berdasarkan kebutuhan yang biasanya mengacu pada teori kebutuhan Maslow yang tentunya sudah Anda pelajari pada mata kuliah lain. Ada juga yang menggunakan pendekatan gaya hidup sehingga kita mengenal analisis nilai dan gaya hidup.

 

#04 - Variabel Konteks

Variabel komunikasi bisnis berikutnya adalah variable konteks. Saat mempelajari proses komunikasi, kita tahu bahwa komunikasi itu berlangsung dalam konteks tertentu. Konteks komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian yang wajar.

Sedangkan konteks yang kita ciptakan adalah suasana yang sengaja kita buat. Konteks komunikasi yang sengaja diciptakan misalnya acara business lunch, permainan golf, coffee morning atau menyelenggarakan rapat di kawasan wisata. Sedangkan konteks yang alamiah, misalnya komunikasi yang berlangsung di ruangan kantor atau perbincangan di ruang rapat.

Apa yang dikemukakan di atas menunjukkan pentingnya variabel konteks dalam kegiatan dan proses komunikasi bisnis, mengingat konteks komunikasi berpengaruh terhadap keberhasilan komunikasi bisnis. Dalam konteks yang formal, kegiatan komunikasinya mungkin terkendala oleh waktu dan pembicaraan yang formal. Tapi dalam suasana makan siang, tentu kekakuan sudah mencair dan situasi seperti ini sangat menunjang untuk melakukan komunikasi.

Adolf Hitler, misalnya, termasuk orang yang menyadari pentingnya konteks dalam komunikasi sehingga dia menyatakan, bila Anda ingin menguasai khalayak dalam sebuah rapat umum, adakanlah rapat itu pada malam hari. Ini bisa dimaklumi, pada malam hari kondisi fisik dan kejiwaan hadirin sudah letih sehingga gagasan yang kita sampaikan menjadi lebih mudah diterima. Konteks yang dimanfaatkan oleh Hitler tadi adalah konteks psikologis dan fisikal.

Masih berkaitan dengan konteks komunikasi ini adalah iklim komunikasi (communication climate). Apa yang dimaksud dengan iklim komunikasi? Secara sederhana, iklim komunikasi adalah suasana komunikatif yang berkembang pada satu organisasi. Karena berkembang pada satu organisasi, maka iklim komunikasi ini akan sangat bergantung pada gaya manajemen yang dijalankan pada organisasi tersebut.

Ada 4 gaya manajemen yang berpengaruh terhadap iklim komunikasi. Pertama, gaya direktif, yang merupakan gaya manajemen yang menuntut karyawan melakukan apa yang dikatakan manajer.

Akibatnya arus informasi hanya dari atas ke bawah, sehingga manajemen memiliki informasi terbatas dari bawahannya dan membuat arus informasi antarbagian manajemen terbatas. Kita sudah mempelajari downward communications ini pada kegiatan belajar sebelumnya. Kedua, gaya pelatih, yang membuat manajer menjalankan peran seperti dalam gaya direktif namun manajemen memandang bawahan sebagai anggota tim. Komunikasi berlangsung dua arah, dari atas ke bawah dan sebaliknya.

Manajemen menjelaskan secara rasional keputusan yang diambilnya dan mendengarkan ide dari bawahan. Ini merupakan komunikasi dua arah yang sering disebut sebagai bentuk komunikasi yang demokratis.

Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi Manusia

Ketiga, gaya suportif, para manajer menganggap bawahan memiliki kemampuan dan keterampilan serta memiliki motivasi untuk bekerja sebaik-baiknya. Manajemen hanya menetapkan tujuan, bawahan bekerja untuk mencapai tujuan itu. Dengan demikian, arus informasi berjalan dua arah.

Sedangkan Di lingkungan bawahan sendiri terbentuk saluran komunikasi informal, atau apa yang sudah kita pelajari pada Kegiatan Belajar 1 dengan istilah sideways communications. Keempat, gaya pendelegasian, para manajer membiarkan bawahannya untuk “memperlihatkan kemampuannya”.

Manajer memberi arahan umum, dan mendelegasikan kewenangan pada bawahannya. Karena para bawahan terlibat langsung dalam menentukan apa yang harus dilakukannya untuk mencapai tujuan, maka rasa tanggung jawab akan muncul. Gaya ini mungkin akan membuat para manajer terisolasi dan kehilangan kontrol atas operasi organisasi.

Dengan demikian, kita bisa melihat konteks alamiah dari proses komunikasi yang berlangsung dalam satu organisasi.

Gaya direktif membuat iklim komunikasi menjadi bernuansa otoriter dan memberlakukan karyawan seperti robot.

Gaya suprotif membuat komunikasi berkembang di tengah organisasi, yang bisa juga mendorong berkembangnya saluran-saluran komunikasi informal yang produktif.

Pada gaya direktif, iklim komunikasinya memang memungkinkan juga munculnya saluran komunikasi informal. Namun pada gaya direktif saluran komunikasi informal itu hanya akan menjadi arena penyebaran gosip atau desas-desus. Karena dalam komunikasi ada ungkapan, bila saluran komunikasi formal tersumbat maka pesan akan mengalir melalui saluran bawah tanah.

Namun yang terpenting dalam variabel konteks ini, kita hendaknya mencermati konteks komunikasi sehingga bisa mengembangkan komunikasi bisnis yang efektif.

Konteks harus kita perhatikan, karena setiap tindak komunikasi akan berlangsung dalam konteks tertentu yang mempengaruhi keberhasilan komunikasi yang dilakukan. Kita akan memerlukan gaya komunikasi yang berbeda untuk konteks komunikasi yang berbeda.

Pada suasana formal gaya bicara kita berbeda dengan komunikasi pada suasana informal. Begitu juga komunikasi tertulis dalam bentuk memo yang kurang formal akan berbeda dengan komunikasi tertulis dalam bentuk surat keputusan yang bersifat formal.

 

#05 - Variabel Saluran

Komunikasi  yang  dilakukan  manusia  pasti  menggunakan  saluran komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang seperti telepon.

Lantas, bagaimana kalau percakapan tatap-muka di antara dua orang? Saluran apa yang dipergunakan? Menurut ahli komunikasi, suara yang dipergunakan dalam percakapan itu bisa terdengar lawan komunikasi karena merambat melalui udara sehingga udara itulah yang menjadi saluran komunikasi kita.

Pilihan saluran mana yang akan dipergunakan akan ditentukan oleh banyak hal. Dua di antaranya adalah variabel pesan dan variabel penerima.

Bila penerima pesan berjumlah besar dan tidak berdiam di satu tempat yang sama, tentu saluran media massa yang akan kita pilih. Namun bila pesannya bersifat pribadi, tentu kita akan lebih memilih penggunaan telepon atau surat. Sejalan dengan perkembangan teknologi komunikasi, kini tersedia beragam saluran komunikasi. Satu di antaranya yang cukup populer adalah internet yang mengintegrasikan saluran-saluran komunikasi yang tadinya terpisah yaitu komputer, media massa dan telekomunikasi yang memungkinkan penyampaian pesan secara audio-visual dan interaktif.

 

#06 - Variabel Efek

Suatu saat, setelah membaca iklan lowongan kerja di koran, seorang penganggur menyatakan dalam hatinya, “Mungkin ini lowongan kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang saya miliki.” Lantas, si penganggur itu pun mengembangkan harapan. Dia merasa yakin akan diterima di perusahaan tersebut.

Lalu mulai membayangkan apa yang akan dikerjakannya nanti setelah menjadi karyawan. Itulah contoh efek komunikasi.

Ada perubahan pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu ada lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan menyatakan kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu. Akhirnya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran.

Begitu juga halnya dengan komunikasi bisnis yang memang dirancang untuk menciptakan, mengubah atau memperkokoh perilaku, sikap, informasi tentang bisnis kita. Bisa juga komunikasi itu dirancang untuk membangun dan memperkokoh citra positif organisasi bisnis seperti yang kita harapkan.

Ringkasnya, kita mengharapkan terjadi sesuatu pada diri komunikan atau khalayak setelah kita melakukan komunikasi bisnis. “Sesuatu” yang terjadi itu tentu merupakan apa yang kita inginkan yang sejalan dengan tujuan organisasi bisnis.

Dalam komunikasi bisnis, “sesuatu” yang terjadi setelah proses komunikasi itu cukup beragam. Mulai dari kesediaan menerima, rasa suka/tidak suka terhadap organisasi atau produk sampai para stakeholder merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya.

Namun, sekali lagi, apa yang kita harapkan setelah proses komunikasi bisnis itu akan mengacu pada tujuan organisasi mengingat komunikasi bisnis merupakan salah satu fungsi manajemen satu organisasi.

 

Variabel-variabel komunikasi bisnis di atas, merupakan variabel-variabel yang perlu kita perhitungkan saat kita menyusun rencana komunikasi (bisnis). Dalam rencana komunikasi, variabel-variabel tersebut kita pertimbangkan dengan baik. Kita harus menyadari bahwa kegiatan komunikasi bisnis itu kita lakukan agar memiliki dampak, bukan sekedar kegiatan yang dilakukan untuk bisa berjalan saja. Dengan perencanaan yang baik, efektivitas komunikasi bisa lebih terjamin.

 Tag: VARIABEL-VARIABEL KOMUNIKASI, Variabel Efek - Konsep-konsep Dasar, Konteks,, Dasar teori Komunikasi Bisnis, cara berkomunikasi dalam komunikasi internal , komponen komunikasi bisnis adalah Rosenblatt 

Demikian sedikit pembahasan singkat mengenai variabel-variabel komunikasi bisnis menurut Rosenblatt. Semoga artikel singkat ini dapat memberikan manfaat. Baca juga: Teori dan Pengertian Komunikasi

Share this post