Fungsi Komunikasi Bisnis: Fungsi Informatif, Persuasif, Kontrol dan Emotif

Sindu
By -
0

Apa tujuan dan fungsi komunikasi bisnis dalam sebuah industry atau organisasi?

Aktivitas komunikasi dalam bisnis peranannya begitu penting. Oleh karena itu, tidak berlebihan bila komunikasi dikatakan sebagai life blood para pelaku bisnis, baik secara individual maupun organisasional.

Hal ini sekaligus menunjukkan bahwa komunikasi dalam bisnis amatlah penting. Oleh karena itu, Chester Bornder (1938) dalam bukunya The Functions of Executive, menjelaskan salah satu fungsi atau tanggung jawab seorang eksekutif selain berfungsi menciptakan kooperasi dan memformulasikan tujuan organisasi, juga memelihara dan mempertahankan fungsi komunikasi dalam organisasi.

Fungsi Komunikasi Bisnis: Fungsi Informatif, Persuasif, Kontrol dan Emotif
Unsur, Fungsi dan Tujuan dalam Komunikasi Bisnis

Fungsi komunikasi dalam bisnis terdiri dari, (1) fungsi informatif, (2) fungsi persuasif/motivatif, (3) fungsi kontrol, dan (4) fungsi emotif. Dalam komunikasi bisnis perlu dijalankan secara efektif, mengingat permasalahan komunikasi bisnis akan terus meningkat apalagi dalam era pasar bebas seperti sekarang ini, dikarenakan faktor, seperti:

  • 1.      sikap dan kebutuhan karyawan terus berubah;
  • 2.      pertumbuhan bisnis yang semakin mengglobal;
  • 3.      organisasi bisnis yang berkembang semakin kompleks;
  • 4.      membanjirnya kuantitas data dan informasi;
  • 5.      tekanan persaingan yang semakin meningkat;
  • 6.      meningkatnya tuntutan masyarakat terhadap perbaikan kualitas kehidupan;
  • 7.      adanya regulasi dari pemerintah dan dari organisasi perdagangan dunia (WTO).

Mengawali diskusi fungsi komunikasi yang pertama, yaitu fungsi informatif, Anda akan dihadapkan kepada pertanyaan seberapa banyak yang Anda ketahui tentang kelompok bisnis yang ada di Indonesia, seberapa banyak pengetahuan Anda tentang aset yang mereka miliki dan produk yang mereka produksi, apa keunggulan dan kelemahan produk tersebut dan seabreg pertanyaan lain, yang mungkin akan mempengaruhi keputusan Anda untuk mengonsumsi atau menggunakan suatu produk tertentu.

Bahkan lebih jauh lagi pengetahuan ini akan menjadi pertimbangan Anda, dalam memutuskan untuk membeli saham sebuah perusahaan di bursa saham. Berikut langsung saja kita simak fungsi-fungsi dan tujuan komunikasi bisnis.



4 Fungsi Komunikasi Bisnis

#01 - Fungsi Informatif

Dalam konteks fungsi informatif, aktivitas komunikasi yang Anda lakukan berperan memberikan informasi tentang bisnis Anda, pada saat yang mungkin bersamaan Anda juga mencari informasi tentang siapa pesaing Anda, bagaimana kondisi perusahaan dan kekuatannya pada pangsa pasar (market place).

Hal yang pasti fungsi informatif dari kegiatan komunikasi akan membawa perubahan pada bidang (domain) kognitif setiap pelaku komunikasi bisnis, baik pada level internal maupun eksternal.

Selain itu, dari beberapa hasil penelitian terungkap bahwa fungsi ini juga berperan dalam membuat pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan.

Contoh yang sederhana yang mungkin Anda alami ketika Anda membeli celana jeans misalnya. Dari sekian merek celana jeans, mengapa Anda memilih merek Levi's dan bukan Cecep jeans.

Pilihan Anda tersebut tentu saja dilandasi berbagai alasan, boleh jadi karena merek tersebut kualitasnya terjamin walaupun harganya mahal, atau merek tersebut cukup bergengsi sehingga kalau memakainya Anda akan merasa lebih PD (percaya diri).

Mengenal Fungsi Komunikasi dan 4 Contohnya dalam Bisnis
Mengenal Fungsi Komunikasi dan 4 Contohnya dalam Bisnis

Begitu pula dalam sistem manajemen, fungsi ini sangat penting keberadaannya. Kita ingat salah satu fungsi manajemen adalah pembuatan dan pengambilan keputusan. Keputusan terbaik tidak hanya ditentukan oleh kualitas individu pengambil keputusan, tetapi juga ditentukan oleh kualitas informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.

Misalnya, dalam budgeting decision maka dari sedemikian banyak informasi yang sampai kepada manajer keuangan, informasi finansial yang dibutuhkan dipilih informasi yang paling akurat dan aktual.

Oleh karenanya dalam implementasi kebijaksanaan keuangan, sebagai tindak lanjut dari pengambilan keputusan tersebut tidak ada lagi keraguan dan dapat merubah keadaan menjadi lebih baik lagi. Dalam sistem manajemen fungsi informatif ini nampak lebih kentara dalam terlibat secara lebih intens, yaitu pada manajemen sistem informasi.

 

#02 - Fungsi Persuasif

Fungsi kedua dari aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi persuasif atau fungsi motivatif. Dari beberapa buku teks ternyata konsep persuasif dan motivatif pada hakikatnya memiliki konsep yang sama, yaitu getting them to do what you want to do, agar orang lain melakukan apa yang Anda inginkan, dengan cara mempengaruhi orang lain.

Dan bukan dengan cara memaksa (koersif) atau memperkosa hak asasi orang lain. Biasanya cara persuasif atau motivatif ini diawali dengan menyentuh pemuasan need (kebutuhan) orang lain (lebih jauh lagi akan diuraikan pada Modul 4).

Dalam fungsi persuasif/motivatif ini, tujuan komunikasi diarahkan untuk memberikan treatment agar orang lain merubah sikap, pendapat dan perilakunya seperti yang diinginkan oleh komunikator.

Dalam organisasi bisnis internal, fungsi ini dijalankan untuk membangun komitmen para pelakunya terhadap organisasi atau lembaga tempat ia bekerja, dari mulai manajer hingga tukang sapu sehingga misi, visi, strategi, dan taktik dapat berjalan secara efektif dalam mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

Cara yang paling umum biasanya melalui implementasi perencanaan, instruksi-instruksi, pendisiplinan, pendelegasian wewenang dan tanggung jawab, deskripsi tugas yang jelas, sistem penggajian, pelatihan- pelatihan.

Fungsi komunikasi bisnis persuasif/motivatif ini tentu saja perlu diterapkan dalam berkomunikasi bisnis dengan lingkungan eksternal. Hal ini penting, misalnya bagaimana agar para pemilik modal mau berinvestasi di perusahaan Anda.

Baca juga: Fungsi dan Tujuan Komunikasi

Para pemasok dan distributor tetap setia melayani perusahaan Anda. Dan yang terpenting dalam strategi dan taktik pemasaran sebagai ujung tombak perusahaan, agar konsumen tetap loyal mengonsumsi atau menggunakan produk yang Anda pasarkan.

Sebagai ilustrasi kita kembali kepada contoh celana jeans yang Anda beli. Apabila kita berpikir secara fungsional, sebenarnya tidak masalah apa pun celana jeans yang Anda gunakan.

Oleh karena secara fungsional celana hanyalah untuk menutup aurat, artinya kebutuhan yang paling dasar (kebutuhan biologis) terpenuhi. Akan tetapi, apabila merek celana disimbulkan sebagai gengsi agar Anda lebih PD maka yang disentuh adalah kebutuhan yang lebih tinggi (kebutuhan akan pengakuan) dan Anda pun tetap setia menggunakan celana bergengsi tersebut.

Kesemuanya akibat penerapan fungsi persuasif atau motivatif dalam aktivitas pemasaran. Sehubungan dengan hal tersebut tidak mengherankan bila pada sekitar tahun tujuh puluhan atau dua puluhan tahun yang lalu, para pelaku bisnis di Amerika Serikat membelanjakan uangnya sekitar 30 juta dolar hanya untuk memotivasi atau mempersuasi penonton TV, pembaca surat kabar dan pendengaran radio agar membeli dan menggunakan barang dan jasa.

 

#03 - Fungsi Kontrol

Selain fungsi informatif, persuasif/motivatif, yang tidak kalah pentingnya dalam aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi kontrol. Tanpa adanya fungsi ini dalam komunikasi bisnis, operasional organisasi ini tidak dapat berjalan secara efektif.

Fungsi kontrol dalam konteks komunikasi bisnis, artinya mengkomunikasikan atau yang harus dikerjakan atau tidak harus dikerjakan oleh bawahan atau manajer sekali pun sesuai dengan standar kerja yang telah ditentukan, kemudian memastikan bahwa standar kerja tersebut telah dilaksanakan secara optimal.

Tujuan dari fungsi kontrol ini, (a) menjamin kontinuitas implementasi dari perencanaan, (b) membudayakan prosedur baku, (c) menghindari kemangkiran dan penyimpangan yang tak berarti, (d) membina disiplin kerja dan sekaligus berfungsi (e) sebagai motivasi yang terarah. Fungsi ini dapat berjalan efektif, apabila (a) informasi yang disampaikan jelas, akurat dan tidak mengandung ambiguitas yang berlebihan, (b) komunikasi yang dilakukan sekaligus memperkaya skill bawahan (c) bahwa mampu menggunakan informasi tersebut (d) membuka saluran umpan balik (feed- back loop). Melalui umpan balik ini kita dapat mengetahui hasil penerapan kontrol terhadap kinerja individu dalam organisasi bisnis.

Baca juga: Proses Perencanaan Kota dan Wilayah

Berkaitan dengan fungsi kontrol dalam fungsi komunikasi bisnis, Reed Sanderlin (1982) mengemukakan tiga jenis umpan balik, yakni

(a) umpan balik informasional, dalam melakukan kontrol informasi yang datang dari bawahan kepada atasan sangat penting karena monitoring kepada bawahan didasarkan pada informasi ini. Sebaliknya, umpan balik dalam bentuk informasi dari atasan kepada bawahan juga penting agar bawahan mengetahui sejauhmana efektivitas kinerja mereka.

(b) Umpan balik korektif, umpan balik yang bersifat evaluatif dan pertimbangan. Umpan balik ini dimaksudkan untuk memberikan koreksi terhadap kinerja bawahan agar tidak terjadi atau menghindari sekaligus memperbaiki kesalahan atau kekeliruan dalam menjalankan tugasnya.

(c) Umpan balik peneguhan sebagai alat utama untuk pencapaian kinerja optimal individu dalam organisasi bisnis, biasanya dilakukan dengan memberikan gambaran terhadap prestasi kerja.

Dalam aktivitas bisnis umpan balik ini tidak hanya dilakukan secara internal tapi juga dilakukan secara eksternal, yang secara umum biasanya diadakan melalui aktivitas Costumer Services atau kegiatan eksternal Public Relations.

Salah satu contoh menarik adalah Citra Pariwara yang ditayangkan televisi swasta yang bekerja sama dengan Persatuan Pengusaha Periklanan Indonesia (P3I). Acara tersebut semata-mata bukan hanya untuk menilai iklan terbaik, tetapi yang lebih penting untuk mengetahui umpan balik dari khalayak terhadap penayangan iklan di TV.

 

#04 - Fungsi Emotif

Fungsi terakhir aktivitas komunikasi bisnis adalah fungsi emotif. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan komunikasi tidak bisa tidak akan melibatkan emosi.

Ungkapan emosi bisa disadari atau tidak disadari, hal ini dapat terlihat jelas dalam tahapan komunikasi antarpersona. Ekspresi wajah ataupun bahasa tubuh, nada suara, bahkan perilaku, dapat menunjukkan suasana emosi Anda ketika berkomunikasi. Kepekaan Anda menangkap gejala tersebut turut membantu efektivitas komunikasi yang Anda lakukan.

Dalam kerangka kerja komunikasi bisnis fungsi emotif meningkat ke penerapan (acceptance) isi pesan karena berkaitan dengan rasa suka tidak suka, benci dan cinta, puas atau tidak puas kegembiraan dan kesedihan, menyenangkan atau kedekatan emosional lainnya.

Mengapa wanita cantik selalu ditampilkan dalam iklan? Mengapa seseorang salesman selalu berpakaian rapi dan berdasi walaupun menenteng tas besar? Mengapa iklan perumahan selalu ditampilkan dalam landscap yang asri, padahal aslinya masih gersang. Mengapa iklan susu bayi selalu menampilkan balita imut- imut? Itu semua ditampilkan untuk menyentuh dan menyenangkan emosi khalayak karena memang emosilah yang paling mudah disentuh. Seperti pepatah kuno mengatakan "sentuhlah hatinya, baru kemudian otaknya".


Kesimpulan

Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekadar menyampaikan pesan kepada khalayak bisnis internal maupun eksternal.

Aktivitas ini dapat digunakan untuk fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan bisnis yang sedang Anda lakukan begitu pula dalam membuat keputusan.

Fungsi komunikasi bisnis kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, di mana komunikasi dapat digunakan untuk mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak seperti apa yang kita inginkan.

Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, untuk menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka Feed back loop atau saluran umpan balik dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yang terdiri dari tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan balik korektif dan umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi kepada penerimaan isi pesan yang disampaikan.

 Tag: Kenali fungsi komunikasi bisnis bagi kesuksesan perusahaan, contoh komunikasi bisnis, unsur komunikasi bisnis, tujuan dan jenis komunikasi bisnis adalah, ciri dan cara membuat bisnis

Demikian pembahasan singkat mengenai tujuan dan fungsi komunikasi bisnis. Yuk baca juga: Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis

Posting Komentar

0Komentar

Posting Komentar (0)

#buttons=(Ok, Go it!) #days=(20)

Our website uses cookies to enhance your experience. Check Now
Ok, Go it!