Apa Itu Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis?

Simak penjelasan tentang Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis

Ruang lingkup komunikasi bisnis dan ruang lingkup komunikasi internal dalam komunikasi bisnis mencakup komunikasi dengan (1) pemilik, (2)  manajemen, (3) karyawan. 

Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tersebut melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan sasaran komunikasi atau disebut stakeholders. 

Stakeholders adalah sikap setiap kelompok yang berada di dalam maupun luar organisasi/lembaga bisnis yang mempunyai peran dalam keberhasilan organisasi/lembaga bisnis.

Baca juga: Fungsi Komunikasi Bisnis

1. Pemilik

Tujuan komunikasi internal dengan pemilik, di antaranya (a) untuk membangkitkan perhatian pemilik pada perusahaan, (b) mengurangi pergantian para pemegang saham dan mempromosikan pemilikan saham sebagai investasi jangka panjang, (c) mengurangi kritik para pemilik terhadap perusahaan, (d) meningkatkan prestise perusahaan di mata pemilik, (e) membujuk pemilik untuk ikut membantu mempromosikan produk perusahaan.

pentingnya Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis

Media komunikasi untuk pemilik perusahaan bisa berbentuk cetak, audiovisual, lisan atau gabungan. Komunikasi dengan pemilik, baru dikatakan efektif, apabila terjadi pertukaran informasi secara timbal balik sehingga para manajemen di samping memperoleh pandangan dari para pemilik juga dapat memberikan informasi kepada mereka mengenai keberadaan dan posisi perusahaan. 

Media komunikasi cetak untuk para pemilik, meliputi laporan tahunan, laporan sementara, publisitas finansial, penawaran khusus bagi pemegang saham, periklanan dan perkembangan perusahaan. Laporan tahunan berfungsi untuk menerangkan kepada pemilik mengenai apa yang telah, sedang dan akan dilakukan. 

Laporan ini mencerminkan kesan perusahaan dan mutu manajemennya. Laporan tahunan biasanya lebih komprehensif daripada laporan biasa, meliputi, informasi finansial, informasi produksi, informasi pemasaran, informasi personalia, informasi keuntungan, informasi distribusi dan laporan tahunan. 

Selain laporan tahunan, komunikasi kepada pemilik dilakukan juga melalui laporan sementara, yang terbitnya secara berkala setiap 3 bulan sekali dan berisi mengenai pelaporan penghasilan, posisi keuangan, serta rencana yang akan dilakukan.

Bentuk lain dari komunikasi untuk pemilik perusahaan adalah dengan pemberitaan finansial melalui media massa, baik surat kabar, majalah, radio maupun televisi. Informasi yang disampaikan melalui media massa tersebut meliputi deklarasi dividen, posisi keuangan, dan perubahan organisasi perusahaan.

Adapun asas-asas komunikasi internal dengan para pemilik, di antaranya (a) informasi yang disampaikan kepada para pemilik harus sederhana, mudah dipahami dan menghindari kata-kata teknis, (b) informasi harus menarik dan tidak menjemukan, (c) membangkitkan minat, (d) mengungkapkan dua sisi kisah berisi bisnis, entah berita baik ataupun sebaliknya, (e) mempertimbangkan ciri-ciri, sikap, dan kepentingan pemilik.

2. Manajemen

Apa yang dimaksud dengan Internal Communication?

Selain komunikasi dengan pemilik, komunikasi internal dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi dengan pihak manajemen. 

Pihak manajemen adalah orang-orang yang melaksanakan roda organisasi/lembaga bisnis. Selain itu, sering menjadi bahan berita, juga akhir-akhir ini sering menjadi objek sasaran pembajakan oleh organisasi/lembaga bisnis yang lain. 

Sebagai contoh, Tanri Abeng, Manajer PT. Multi Bintang direkrut Kelompok Usaha Bakrie, berpindahnya secara bergerombol beberapa redaktur senior dari satu media massa ke media massa yang baru. Kasus ini biasanya karena ada daya tarik dari investor baru serta sistem penggajian yang lebih menarik.

Baca juga: contoh komunikasi internal perusahaan 

Tugas pelaku komunikasi bisnis memantau gejala tersebut, serta memberikan masukan dan rekomendasi kepada organisasi/lembaga bisnis agar peristiwa tersebut tidak menimbulkan dampak (a) merosotnya moral karyawan secara keseluruhan, (b) hilangnya kepercayaan konsumen, (c) turut campurnya pihak ketiga untuk mengambil alih perusahaan (take- over) atau memasukkan orang-orang baru (intervensi), (d) merusak reputasi eksekutif puncak perusahaan.

Pelaku komunikasi bisnis membantu perusahaan untuk menegakkan citranya melalui internal public relations atau adakalanya pelaku komunikasi bisnis mengalihkan perhatian masyarakat melalui pemasangan iklan dengan tujuan untuk menimbulkan kepercayaan masyarakat. Pelaku komunikasi bisnis bisa melakukan kegiatan-kegiatan melalui lobi, pendekatan kepada pihak ketiga atau cara lainnya.

Komunikasi dengan pihak manajemen merupakan faktor penting dalam kegiatan bisnis. Sebab manajemen adalah orang yang melaksanakan jalannya aktivitas bisnis sehingga kualitas informasi yang diperoleh pihak manajemen, harus benar-benar bisa diuji kebenarannya. 

Tanpa informasi yang benar, organisasi/lembaga bisnis tidak akan bisa berjalan optimal. Dengan demikian, seorang manajer yang baik selalu berangkat dari data, sedangkan data baik berasal dari sumber internal maupun eksternal organisasi/lembaga bisnis. Untuk lebih jelasnya (lihat Modul 3).

3. Karyawan

Ketika iklim investasi seperti saat ini tumbuh dengan pesat maka persaingan antarperusahaan tidak terbatas lagi pada bagaimana menjaring konsumen dan mempertahankan kesetiaan konsumen, melainkan juga bagaimana menjaring dan mempertahankan karyawan. 

Karyawan adalah bagian integral dari organisasi/lembaga bisnis, mereka tidak memegang jabatan struktur, namun bersentuhan langsung dengan proses produksi.

Persoalan karyawan merupakan masalah tersendiri yang tidak bisa dipecahkan hanya melalui pendekatan manajerial, misalnya melalui sistem penggajian, prosedur kerja dan kontrak kerja saja, melainkan juga menuntut suasana kerja yang nyaman dan hubungan antarkaryawan yang harmonis. Untuk itu lembaga/organisasi bisnis memerlukan bantuan ahli komunikasi melalui staf hubungan karyawan (employee relations). 

 Apa saja bentuk komunikasi internal?

Hal ini penting mengingat kompleksnya masalah karyawan yang harus ditangani, misalnya untuk menerima dan mendengarkan keluhan, merundingkan perjanjian kerja, penempatan karyawan, sistem renumerasi, serta pendidikan dan pelatihan.

Baca juga: Analisis Khalayak dalam Komunikasi Bisnis

Landasan hubungan karyawan yang baik merupakan kebijakan personalia melalui pekerjaan yang teratur, kondisi pekerjaan yang baik, upah yang memadai, kesempatan untuk mengembangkan karier, penghargaan terhadap prestasi, pengawasan yang baik, kesempatan untuk mengungkapkan pendapat baik lisan maupun tulisan, serta terpenuhinya kebutuhan dan jaminan masa depan mereka.

Untuk membangun suasana tersebut maka organisasi/lembaga bisnis harus menetapkan program komunikasi dua arah. Maksudnya untuk memberi dan menerima informasi, serta menjadi saluran untuk menyatakan pendapat tentang masalah perusahaan. Program ini bermanfaat untuk menyampaikan informasi mengenai praktik perusahaan.

Program komunikasi karyawan, harus dimulai dengan hasil penelitian untuk menentukan apa yang telah dan belum diketahui karyawan, iklim dan suasana kerja yang bagaimana yang dianggap kondusif, sistem penggajian dan insentif yang memadai, kesempatan untuk berkarier, prospek kerja dan jaminan hari tua, serta hal-hal yang lain yang berkaitan dengan kebutuhan dunia kerja mereka.

Asas komunikasi karyawan, yakni komunikasi dua arah antara pihak manajemen dengan karyawan dilandasi oleh (a) komunikasi yang berfungsi sebagai sistem komunikasi antara pihak manajemen dengan karyawan, (b) pesan komunikasi harus menggunakan kata-kata yang lazim serta sesuai dengan tingkat pendidikan mereka, (c) informasi yang disampaikan harus dalam jumlah kecil agar mudah dipahami, (d) informasi yang disampaikan harus tepat pada waktunya, (e) adanya pengulangan pesan dengan penyajian yang berbeda, (f) pemilihan media yang tepat dan pesan komunikasi yang dipersiapkan oleh komunikator yang handal.

Pesan komunikasi dari pihak manajemen kepada karyawan bisa dilakukan secara lisan, tulisan maupun audiovisual. Komunikasi lisan merupakan cara yang paling efektif di mata karyawan, sebab melalui cara ini selain efisien dan cepat, juga paling disukai karyawan. 

Baca juga:  Apa itu komunikasi internal dalam perusahaan? 

Dengan komunikasi lisan memungkinkan terjadinya umpan balik yang langsung melalui pertanyaan dan penjelasan. Komunikasi lisan antara manajemen dan karyawan bisa dilakukan melalui rapat, pidato, rapat dan diskusi, melalui telepon, kunjungan dan gelanggang terbuka (open house).

Selain komunikasi lisan, dapat juga dimanfaatkan komunikasi tertulis yang memiliki kelebihan, seperti mampu menjangkau jumlah khalayak yang banyak secara serentak. Namun kelemahan komunikasi tertulis, biasanya kurang bersifat pribadi dan juga umpan baliknya tertunda. 

Komunikasi tertulis bisa dilakukan melalui majalah perusahaan, papan pengumuman, slip gaji, memo, surat, pedoman kerja atau buku saku, kutipan pers maupun rak baca.

Kelemahan komunikasi karyawan, terutama untuk komunikasi dari manajemen kepada karyawan, biasanya pesan komunikasi yang ada didominasi oleh syaratnya pesan dari atasan. Selain itu, pesan komunikasi mengalir melalui beberapa tingkatan manajerial sehingga sering terjadi distorsi komunikasi. 

Pesan semakin bergerak ke bawah semakin berkurang kandungannya sehingga ada juga yang menyebutnya terjadi korupsi komunikasi.

Arus informasi dalam komunikasi karyawan dalam organisasi/lembaga bisnis, selain dari pihak manajemen kepada karyawan, juga berjalan dari karyawan kepada manajemen. 

Komunikasi dari karyawan kepada manajemen berfungsi untuk menyampaikan pendapat karyawan tentang masalah yang berkaitan dengan tugasnya serta kebijakan perusahaan maupun masalah manajemen.

Saluran yang digunakan untuk mengalirkan arus komunikasi karyawan kepada manajemen dapat berjalan melalui penelitian sikap karyawan, keluhan karyawan, partisipasi karyawan dalam manajemen perusahaan dan percakapan informal. Agar komunikasi karyawan kepada pihak manajemen dapat berlangsung maka seorang pelaku bisnis harus membuka banyak saluran komunikasi, baik saluran formal maupun informal untuk menerima keluhan dari karyawan yang tidak terungkapkan melalui saluran formal.

Tag: Apa itu komunikasi internal dalam perusahaan? Apa yang dimaksud dengan komunikasi internal dan contohnya? komunikasi internal perusahaan, contoh komunikasi internal perusahaan komunikasi internal dan eksternal dalam organisasi komunikasi bisnis pdf, komunikasi eksternal adalah, komunikasi bisnis adalah contoh komunikasi internal dan eksternal contoh komunikasi bisnis dalam perusahaan

Itulahj penjelasan singkat mengenai Komunikasi Internal dalam Komunikasi Bisnis beserta fungsinya. baca juga: Komunikasi Eksternal dalam Komunikasi Bisnis.

Share this post